Vennootschappen die actief zijn in de bouw- of de schoonmaaksector zijn verplicht om de gegevens van hun werkende vennoten te registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Zelfstandigen met een eenmanszaak die actief zijn in de bouw- of de schoonmaaksector moeten de gegevens van hun eventuele helpers verplicht registreren in de KBO.
Het is dus de vennootschap of de zelfstandige die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verplichte registraties van de werkende vennoten of de helpers. Het is ook de vennootschap of de zelfstandige die zich blootstelt aan mogelijke sancties als de registratieplicht niet wordt nageleefd.
Wat verstaat men onder ‘werkende vennoten’?
In de context van de registratieplicht, wordt als ‘werkend vennoot’ beschouwd:
“Iedere houder van minstens één aandeel in een vennootschap die in België persoonlijk een reële activiteit uitoefent binnen die vennootschap zonder dat hij, voor deze activiteit, aangegeven wordt in het stelsel van de loontrekkenden op het ogenblik waarop deze activiteit wordt uitgeoefend.”
Een werkend vennoot is dus een aandeelhouder van de vennootschap, die een activiteit uitoefent in de vennootschap en die deze activiteit niet als werknemer maar als zelfstandige uitoefent.
Voor vennoten die geen enkele activiteit uitoefenen in de vennootschap (‘stille vennoten’) is er geen registratieplicht.
Voorts geldt de registratieplicht enkel voor vennootschappen die onderworpen zijn aan de Belgische vennootschapsbelasting of de Belgische belasting der niet-inwoners. Ze geldt bijvoorbeeld niet voor buitenlandse vennootschappen zonder onderwerping aan een van beide belastingen.
Opgelet – een mandataris kan ook werkend vennoot zijn
In de praktijk is het vaak zo dat mandatarissen van vennootschappen (bestuurders, zaakvoerders…) tegelijk ook werkend vennoot van de vennootschap zijn.
Dat is het geval als een mandataris aandeelhouder is van de vennootschap en ‘operationele’ activiteiten uitoefent binnen de vennootschap, naast de louter ‘bestuurlijke’ handelingen in de context van het mandaat.
- Volgens de info waar we op vandaag over beschikken, geldt de registratieplicht eveneens voor werkende vennoten die daarnaast ook mandataris van de vennootschap zijn.
Welke helpers moeten geregistreerd worden? En welke niet?
Een helper is een natuurlijk persoon die op zelfstandige basis (dus zonder arbeidsovereenkomst) een zelfstandige bijstaat of vervangt in de uitoefening van diens zelfstandige activiteit. Men kan enkel helper zijn van een zelfstandige, niet van een vennootschap.
Zelfstandigen die actief zijn in de bouw- of de schoonmaaksector en die een beroep doen op een of meerdere helpers, zullen deze helper(s) ook verplicht moeten registreren in de KBO.
Wanneer moeten de gegevens geregistreerd worden?
De gegevens van een werkend vennoot of van een helper moeten in de KBO geregistreerd worden vóór de aanvang van de activiteit in de vennootschap of bij de zelfstandige.
De registratie van de einddatum van de activiteit als werkend vennoot of als helper moet uitgevoerd worden binnen de 15 dagen volgend op de einddatum.
Overgangsmaatregel
Voor de registratie van actieve werkende vennoten en helpers die hun activiteit aangevat hebben vóór 1 juli 2024 of die de activiteit zullen aanvatten tussen 1 juli 2024 en 31 december 2024, heeft men tot 31 december 2024 de tijd om de registratie uit te voeren.
Vanaf 1 januari 2025 eindigt deze overgangsmaatregel en geldt de algemene regel, namelijk registratie vóór de aanvang van de activiteit van de werkend vennoot of de helper.
Hoe gebeurt de registratie?
De registraties van werkende vennoten en helpers moeten online uitgevoerd worden via de My Enterprise-toepassing.
Sancties
Vennootschappen en zelfstandigen die niet tijdig de verplichte registraties uitvoeren, kunnen gesanctioneerd worden met een administratieve boete, die varieert van € 500 tot € 4.000 per vastgestelde inbreuk.
De zaakvoerders en bestuurders van een vennootschap zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de boete(s) opgelegd aan de vennootschap.