Als ondernemer verzamel je heel wat papier. Maar welke papieren moet je bijhouden en welke mogen de prullenbak in? Wij zetten het als ‘digitaal boekhoudkantoor’ even voor jou op een rijtje.
Welke documenten moet je bewaren?
Alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboek, bankuittreksels, enz. moet je bewaren. Vaak houden wij die voor je bij. Ook contracten bestelbons, briefwisselings, aandelregisters, enz. moet je bewaren.
Hoe moet je dit bewaren?
Dit mag op papier, maar ook digitaal is perfect toegestaan. Bewaar je alles digitaal, dan moet je wel kunnen garanderen dat deze gedurende de hele bewaringstermijn beschikbaar blijven.
Waar moet je je documenten bewaren?
In principe dienen de documenten op de zetel van je vennootschap aanwezig te zijn. Een deel van je documenten mag perfect bij je boekhouder liggen ter behandeling, maar je volledige boekhouding daar bewaren is in principe niet toegestaan. Digitale documenten mag je ook ‘in de cloud’ bewaren, zolang er maar een gewaarborgde toegang is.
Hoelang moet je je boekhoudkundige documenten bewaren?
Zowel voor de belastingen als de BTW is de regel van 7 jaar geldig. Tot het verstrijken van het 7de jaar volgend op het belastbaar tijdperk, dient alles bijgehouden te worden. Er zijn 3 uitzonderingen:
Alle stukken betreffende onroerend goed moet je 15 jaar of zelfs 25 jaar bijhouden.
Investeringsfacturen moet je bewaren tot 7 jaar na de laatste afschrijving.
Bij een aangifte van fiscaal overgedragen verlies, moet je de boekhouding van dit jaar bijhouden, zolang dit verlies nog gecontroleerd kan worden.
Vanaf wanneer begint de 7 jaar te lopen?
In principe vanaf de eerste dag van het boekjaar na dat waarin de boekhouding is afgesloten.
Wat mag je dus concreet weggooien?
De facturen van investeringen die de laatste keer afgeschreven zijn in 2015 en de tabel van de bedrijfsmiddelen van investeringen van uiterlijk 2009. Ook de boekhouding van een verliesjaar mag weg wanneer het jaar waarin je het verlies in aftrek neemt, niet meer gecontroleerd kan worden. Alles van voor 2014 mag in principe sowieso weg, mits je rekening houdt met de eerder genoemde uitzonderingen.